Privacybeleid

1. Wie we zijn

"My Intelligent Agenda" ("we", "wij", "ons") is de productnaam waaronder deze planningsdienst wordt ontwikkeld en uitgebaat. De dienst wordt uitgebaat door Ruben Gysemans, handelend namens een vennootschap in oprichting naar Belgisch recht. Zodra de vennootschap is opgericht, publiceren we hier haar naam, ondernemingsnummer en maatschappelijke zetel.

Vragen over dit beleid of over uw persoonsgegevens? Mail naar [email protected].

2. Twee soorten gegevens, twee rollen

Er lopen twee heel verschillende soorten persoonsgegevens door deze dienst, en we vervullen voor elk een andere juridische rol:

• Aanvraaggegevens. Wanneer u of een collega het aanvraagformulier invult, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor de ingevulde gegevens — wij bepalen waarom en hoe ze verwerkt worden.
• Roostergegevens. Zodra uw ziekenhuis klant is, horen de personeelsgegevens, roosters, afwezigheden en voorkeuren die de beheerders van uw ziekenhuis invoeren toe aan en worden ze gecontroleerd door uw ziekenhuis. Wij verwerken die gegevens enkel als verwerker, volgens de gedocumenteerde instructies van uw ziekenhuis, onder een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

3. Welke gegevens we verzamelen

3.1 Bij een toegangsaanvraag

• Naam van het ziekenhuis
• Naam van de contactpersoon
• Werk-e-mailadres
• Telefoonnummer — optioneel
• Gewenste taal (Nederlands of Engels)
• Datum en tijdstip waarop u toestemming gaf om gecontacteerd te worden (zie het toestemmingsvakje op het formulier)

We verwerken ook automatisch een beperkte hoeveelheid technische gegevens — uw IP-adres en standaard verzoekmetadata — om het formulier te beveiligen tegen geautomatiseerd misbruik. Zie "Cookies" hieronder voor hoe dat in de praktijk werkt.

3.2 Bij gebruik van het product

De roostergegevens die de beheerders van uw ziekenhuis invoeren en beheren — personeelsgegevens, roosters, dienstvoorkeuren en afwezigheden — zijn gegevens van uw ziekenhuis. Wij treden daarvoor op als verwerker, niet als verwerkingsverantwoordelijke (zie "Twee soorten gegevens, twee rollen" hierboven). Buiten de gewone applicatielogs die nodig zijn om de dienst te laten draaien en te beveiligen, verzamelen we geen afzonderlijke persoonsgegevens over het personeel van uw ziekenhuis voor eigen doeleinden.

4. Waarom we ze verwerken

• Om uw toegangsaanvraag te beoordelen en te beantwoorden
• Om het account van uw ziekenhuis aan te maken en in gebruik te nemen zodra een aanvraag is goedgekeurd
• Om de beperkte set operationele e-mails te versturen die het aanvraagproces vereist (een verificatielink, een bevestiging)
• Om het aanvraagformulier en het product te beveiligen tegen geautomatiseerd misbruik en fraude
• Om te voldoen aan onze eigen wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld het beantwoorden van een verzoek van een betrokkene

5. Hoe lang we ze bewaren

• Een toegangsaanvraag die nooit wordt goedgekeurd — geweigerd, ingetrokken, of gewoon nooit bevestigd — wordt 12 maanden na de laatste activiteit verwijderd.
• De gegevens van een goedgekeurde aanvraag worden bewaard als onderdeel van het accountdossier van uw ziekenhuis, zolang het account actief is.
• Het bewijs van het tijdstip waarop toestemming werd gegeven, bewaren we zolang het account van uw ziekenhuis actief is, plus 5 jaar nadien, als bewijs dat toestemming werd verkregen.
• Roostergegevens worden bewaard zolang het account van uw ziekenhuis actief is; zie de Gebruiksvoorwaarden voor wat er gebeurt wanneer een account eindigt.

6. Met wie we ze delen

We doen beroep op een beperkt aantal gespecialiseerde dienstverleners ("verwerkers") om de dienst te laten draaien. Geen van hen mag uw gegevens gebruiken voor eigen marketingdoeleinden.

Hetzner Online GmbH

Infrastructuurhosting — onze servers en database draaien op de infrastructuur van Hetzner in Duitsland.

Cloudflare, Inc.

Content delivery, TLS/HTTPS, en bescherming tegen bots/misbruik (Turnstile) voor de publieke site en het aanvraagformulier.

Postmark

Verzending van transactionele e-mails voor de hierboven beschreven verificatie- en accountmails.

7. Internationale doorgifte

De hosting bij Hetzner gebeurt binnen de EU (Duitsland), dus de hosting zelf houdt geen doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte in. Cloudflare en Postmark zijn Amerikaanse, wereldwijd actieve dienstverleners waarvan de infrastructuur gegevens buiten de EER kan verwerken.

8. Cookies — en waarom er geen banner is

Deze site gebruikt geen advertentie- of cross-site trackingcookies, en we hebben geen cookiebanner gebouwd. Hier is precies waarom:

• Cloudflare Web Analytics, dat we gebruiken om het verkeer naar deze site te begrijpen, is van nature cookieloos — het plaatst geen cookie en geen local-storage-identifier, en volgt geen individuele bezoekers over sites heen.
• Cloudflare Turnstile, dat ons aanvraagformulier beschermt tegen geautomatiseerd misbruik, plaatst wel een beperkt aantal first-party cookies en/of browserlokale signalen, uitsluitend om een menselijke bezoeker van een bot te onderscheiden. Cloudflare omschrijft deze verwerking zelf als strikt noodzakelijk voor de beveiliging van de site — niet voor advertenties of cross-site tracking — en stelt dat het geen bezoeker rechtstreeks kan identificeren op basis van deze signalen.
• We plaatsen verder geen functionele of voorkeurscookies op de pagina's die dit beleid beschrijft.

9. Uw rechten

Onder de AVG hebt u het recht om uw persoonsgegevens in te kijken, te laten verbeteren of wissen, de verwerking ervan te laten beperken of er bezwaar tegen te maken, een kopie te ontvangen in een overdraagbaar formaat, en toestemming op elk moment in te trekken (intrekking heeft geen invloed op verwerking die al heeft plaatsgevonden).

Als uw ziekenhuis verwerkingsverantwoordelijke is voor de gegevens in kwestie (zie "Twee soorten gegevens, twee rollen" hierboven), neem dan eerst contact op met de beheerder van uw eigen ziekenhuis — wij ondersteunen uw ziekenhuis bij het beantwoorden van zulke verzoeken. Voor aanvraaggegevens waarvoor wij rechtstreeks verantwoordelijk zijn, mailt u naar [email protected].

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, of bij de toezichthouder in uw eigen land.

10. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit beleid bijwerken naarmate het product of de wetgeving verandert. We passen de datum "van kracht sinds" hierboven aan, en als een wijziging ingrijpend is, ondernemen we redelijke stappen om bestaande klanten hierover te informeren.

11. Toepasselijk recht

Dit beleid wordt beheerst door Belgisch recht. Elk geschil dat niet minnelijk kan worden opgelost, wordt voorgelegd aan de bevoegde Belgische rechtbanken, met uitsluiting van elk ander forum.