My Intelligent Agenda
My Intelligent Agenda
Wat kan het aan?
Elke dienst heeft tientallen regels tegelijk: wie mag waar werken, hoeveel volk er minstens moet zijn, wie met wie op nacht mag staan. Deze pagina legt in gewone taal uit wat u daarvan met My Intelligent Agenda kunt vastleggen — zodat u zelf kunt inschatten of het uw dienst aankan.
Meerdere locaties, en artsen die ertussen bewegen
Elke locatie is een eigen eenheid, met haar eigen openingsuren en eigen bezetting: een hoofdsite die nooit dichtgaat, en een of meerdere kleinere sites die bijvoorbeeld enkel overdag draaien. Een arts hoort bij één locatie, of bij meerdere tegelijk — dat stelt u in per arts, niet per rooster.
Sommige artsen hebben daarnaast een vast, terugkerend engagement op een andere locatie — om de twee weken op woensdag, bijvoorbeeld. Dat patroon legt u één keer vast; het rooster houdt er vanaf dan zelf rekening mee, elke periode opnieuw.
Zo kunt u bijvoorbeeld zeggen: “Deze arts werkt vooral op de hoofdsite, maar staat om de twee weken op woensdag in op de andere locatie.”
Wie mag wat
Achter elke arts zit een set bevoegdheden: welke soorten diensten die persoon mag draaien, en of die persoon ’s nachts als eindverantwoordelijke mag optreden. Een arts-assistent krijgt doorgaans een kleinere set dan een ervaren specialist — maar u kiest dat per arts, niet via een vast rolletiket.
Een personeelsgroep (bijvoorbeeld “arts-assistent”) is vooral een label met een sneltoets: bij aanmaak zet het een zinvolle standaardset bevoegdheden klaar, die u nadien per arts nog kunt bijsturen. Het rooster zelf kijkt uiteindelijk enkel naar de bevoegdheden, nooit naar het label.
Zo kunt u bijvoorbeeld zeggen: “Een arts-assistent staat nooit als enige eindverantwoordelijke ’s nachts — dat moet altijd samen met iemand die daar wél toe bevoegd is.”
Een vloer die moet, een plafond dat mag — en wat er gebeurt als het net niet lukt
Voor elke combinatie van locatie, diensttype en weekdag legt u een minimum vast — en optioneel een maximum. Van elk van de twee zegt u expliciet of het hard is (moet, geen uitzondering) of zacht (een streefdoel, geen harde muur).
Is een week net te dun bemand om aan een zacht streefdoel te voldoen? Dan weigert het rooster niet. Het wordt gewoon aangemaakt, met een duidelijke melding op precies die dag en die dienst waar de bezetting onder het doel bleef — u ziet het meteen, in plaats van dat het stilzwijgend gebeurt.
Zo kunt u bijvoorbeeld zeggen: “Overdag zijn 4 artsen de harde ondergrens, 6 het streefdoel — en haalt een week er maar 3, dan wil ik dat gewoon gemeld zien, niet verborgen.”
Niet zomaar N artsen — N naamplaatjes
Sommige diensten zijn geen gewoon aantal, maar een samenstelling van rollen: niet “twee artsen”, maar “één met eindverantwoordelijkheid, en één met een andere, specifieke bevoegdheid” — twee verschillende mensen, elk met hun eigen vereiste. Een weekend kan daar nog een derde, algemenere plaats bovenop zetten.
Het rooster garandeert dat elke plaats door een andere arts wordt ingevuld, ook als iemand voor meerdere rollen tegelijk bevoegd is — bevoegd zijn voor twee rollen betekent niet dat één persoon ze allebei tegelijk mag invullen.
Zo kunt u bijvoorbeeld zeggen: “Elke nacht heeft één eindverantwoordelijke nodig en twee andere artsen — drie verschillende mensen, geen combinaties.”
Zet aan wat u gebruikt, laat de rest uit
Regels zijn gegroepeerd in pakketten — vrije dagen, eerlijke spreiding, rustregels, aanvragen & afwezigheden, en meer. Gebruikt uw dienst een bepaald concept niet? Zet dat pakket met één klik uit; niets erin telt dan nog mee.
Heeft één regel binnen een pakket dat u wél gebruikt een andere invulling nodig dan de standaard? Overschrijf die ene regel individueel — de rest van het pakket blijft ongewijzigd.
Zo kunt u bijvoorbeeld zeggen: “Wij werken niet met rusturen na een nachtdienst, maar eerlijke spreiding en vrije dagen wel — zet dat ene pakket uit, de rest aan.”
Ieders eerlijk aandeel, naar boven of onder afgerond
Voor elk diensttype en elke locatie bewaakt het rooster een eerlijke verdeling naar deeltijdpercentage: een arts aan 50% wordt niet vergeleken met een voltijdse collega op basis van het aantal diensten, maar op basis van het aandeel dat bij dat percentage hoort.
Omdat een rooster nooit een halve dienst uitdeelt, ligt “eerlijk” hier tussen twee gehele getallen: het aandeel net naar boven of net naar onder afgerond. Beide zijn eerlijk; pas ver daarbuiten niet meer.
Zo kunt u bijvoorbeeld zeggen: “Iedereen krijgt zijn eerlijk aandeel van nachten en weekends, naar boven of onder afgerond — een deeltijder draagt geen voltijdse last.”
Verlof, voorkeuren, en de dag zelf opgesplitst
Jaarlijks verlof, ziekte, opleiding, congres: elke afwezigheid en voorkeur krijgt een begin- en einddatum en verschijnt meteen in de kalender van de arts. Sommige soorten zijn hard (nooit inplannen), andere zacht (liever niet, maar mogelijk als het niet anders kan).
Niet elke afwezigheid duurt de hele dag: een congres of vergadering kan u beperken tot een tijdvenster — enkel de voormiddag, bijvoorbeeld — zodat de rest van die dag gewoon inzetbaar blijft.
Zo kunt u bijvoorbeeld zeggen: “Ziekteverlof blokkeert hard, een congres enkel die voormiddag, en vakantie mag in uiterste nood overschreven worden — maar met een duidelijke melding.”
Wat de solver in seconden doet, en wat van u blijft
Zodra de regels vastliggen, doorzoekt een constraint-solver elke geldige combinatie en berekent het beste rooster — voor een volledige periode, in seconden, niet in uren puzzelen.
Wat de solver nooit doet: zomaar publiceren. Elk voorstel is een conceptrooster dat u nakijkt, waar nodig met de hand aanpast, en pas publiceert wanneer het klopt. Een latere ruil of vervanging verwerkt u als een bewuste, natrekbare aanpassing op het gepubliceerde rooster — nooit als een stille herberekening.
Zo kunt u bijvoorbeeld zeggen: “Bereken het rooster voor mij, maar niets gaat live voor ik het heb nagekeken.”
Wat dit vandaag wel is, en nog niet
My Intelligent Agenda is vandaag gebouwd voor ziekenhuizen en vergelijkbare zorgorganisaties — nog geen andere sector. Alles hierboven — locaties, bevoegdheden, bezetting, regelpakketten, eerlijke verdeling, afwezigheden — is configuratie: van u, aan te passen zonder ontwikkelwerk. Samengestelde diensten horen ook bij die configuratie, maar richt u samen met ons team in tijdens de kennismaking — geen los scherm dat u zelf bewerkt.
Een echt nieuw soort regel — een mechanisme dat niet een van de bouwstenen hierboven is — is geen configuratie meer, maar een uitbreiding van de tool zelf: dat is werk voor ons ontwikkelteam, geen instelling die u zelf omzet. Twijfelt u of uw dienst daarbuiten valt? Vraag het gewoon — daar dient de kennismaking precies voor.
Past het bij uw dienst?
Breng uw eigen regels mee naar de kennismaking, of vraag meteen toegang aan.